Wie verwalte ich Sensibilitätskennzeichnungen in Office-Anwendungen?
Heute arbeiten wir alle gemeinsam an verschiedenen Daten, sowohl mit Personen innerhalb als auch außerhalb des Unternehmens. Sie alle haben Zugriff auf die Daten. Das hat zur Folge, dass Ihre Daten in Ihrer Microsoft365-Umgebung umherwandern. Wie sicher sind sie? Mit Sensitivitätskennzeichnungen klassifizieren und schützen Sie die Daten in z. B. Word-Dokumenten, SharePoint-Sites und E-Mails. Über Microsoft Purview können Sie eine bestimmte Art von Kennzeichnung und eine bestimmte Sensibilitätsstufe hinzufügen. Damit soll sichergestellt werden, dass Ihre Daten nicht in unbefugte Hände geraten. Sie fragen sich, wie Sie Sensibilitätskennzeichnungen in Office-Anwendungen verwalten können? Partner Care erklärt es.
Was sind Sensibilitätskennzeichnungen?
Bevor wir erklären, wie man Empfindlichkeitsmarkierungen in Office-Anwendungen verwaltet. Zunächst soll geklärt werden, was genau Sensibilitätskennzeichnungen sind. Sie können sich ein Empfindlichkeitslabel als eine Art Stempel vorstellen, den Sie Ihren Daten zuweisen. Dieser Stempel gibt Ihnen mehr Kontrolle über die Sicherheit Ihrer Daten. Wenn Ihre Mitarbeiter das Datum sehen, erscheint das Sensibilitätskennzeichen auf den von ihnen verwendeten Anwendungen. Sensibilitätskennzeichen haben immer die folgenden Eigenschaften:
- Anpassbar: Sie können Kategorien für verschiedene Ebenen sensibler Inhalte erstellen, die für Ihr Unternehmen spezifisch sind, z. B. vertraulich, persönlich oder öffentlich.
- Dauerhaft: Das Etikett wird in den Metadaten Ihrer Dateien gespeichert, so dass das Etikett immer mit dem Inhalt zusammen bleibt, egal wo Sie ihn speichern.
- Klartext: Sensibilitätskennzeichnungen werden im Klartext in den Datei-Metadaten gespeichert, so dass Anwendungen und Dienste von Drittanbietern, die diese Daten lesen, bei Bedarf eigene Schutzmaßnahmen ergreifen können.
Erstellen von Sensibilitätskennzeichnungen
Es ist wichtig, die Empfindlichkeitsmarkierungen richtig zu verwenden, denn nur dann können Sie die Vorteile nutzen. Beginnen Sie immer mit einer Basismessung, bevor Sie an den Reglern drehen. Führen Sie eine Konformitätsanalyse in Microsoft Purview durch, um festzustellen, wo Ihr Unternehmen in Bezug auf seine Sicherheitsrichtlinien steht. Haben Sie die Basismessung durchgeführt? Dann können Sie damit beginnen, einen Plan für die Kennzeichnung zu erstellen. Welche Daten müssen geschützt werden? In welchen Bereichen kann Ihr Unternehmen auf der Grundlage der Basismessung Verbesserungen vornehmen? Sobald Sie einen guten Plan erstellt haben, können Sie damit beginnen, die Sensibilitätskennzeichnungen einzurichten. Sie tun dies unter „Informationsschutz“ in Microsoft Purview. Zunächst legen Sie die Basis für die gesamte Organisation fest. Dann betrachten Sie die spezifischen Anforderungen für jede Abteilung. Auch diese richten Sie ein und speichern sie unter einer separaten Richtlinie. Sie können die von Ihnen erstellten Sensibilitätskennzeichnungen erst dann aktivieren, wenn Sie sie in eine Richtlinie aufgenommen haben. Erstellen Sie für jede Abteilung eine eigene Richtlinie. Auf diese Weise schaffen Sie einen klaren Überblick über die zu schützenden Daten pro Abteilung.
Testen Sie los!
Sind die Sensibilitätskennzeichnungen fertig? Dann führen Sie einen Pilotversuch in einer Testumgebung durch. Denn es ist nicht einfach, die Sensibilitätskennzeichnungen massenhaft zu entfernen, wenn etwas nicht gut gelaufen ist. Wenn das Pilotprojekt erfolgreich verläuft, können Sie die Sensitivitätskennzeichnungen verwenden. In Microsoft Purview können Sie dann sehen, was mit Ihren Daten geschieht. So haben Sie mehr Kontrolle über die Sicherheit Ihrer Daten.
Möchten Sie mehr erfahren?
Partner Care bietet Microsoft-Wiederverkäufern persönliche Beratung. Möchten Sie mehr über die Verwaltung von Sensitivitätskennzeichnungen in Office-Anwendungen erfahren? Rufen Sie an. +49 30 76758732 oder senden Sie eine E-Mail an support@partnercare.de.